Create a Standard Planogram on Google Sheet

<aside> 🇻🇳 Tiếng Việt ở dưới

</aside>

Table of content

A few years ago, I had the chance to speak with Victor, the CEO of 7-Eleven Philippines. He shared that the two most significant contributors to their success were the density of their store network and effective planogram management. "They're game changers," he said. His words inspired me to find ways to solve the planogram management (visual merchandising) problem.

Effective planogram management is crucial for retailers to optimize their shelf space, improve the customer experience, and increase sales. However, implementing and maintaining a planogram management system can be daunting, especially when it comes to utilizing planogram management software. Such software is usually expensive, has limited capabilities, and can be difficult to use. Retailers must also pay for training and hire dedicated personnel to operate the software. Fortunately, there is a low-code approach that uses Google Sheets and Google Cloud Platform to simplify the process and make it cost-effective. In this article I’ll discuss this approach.

Planogram Management Process and Its Challenges

Before discussing the tools, it's crucial to understand the process and its challenges.

• Planning Standard Planogram: It is impossible to convey how products should be displayed on shelves using just words or sheets. Some have tried using a photo of a sample gondola, which is better but still has issues with execution and auditing, as discussed later. Additionally, maintaining the Standard Planogram with hundreds of shelves can be challenging. It requires frequent updates when product appearances change or products are discontinued, which is a common occurrence in retail. As the number of stores grows, the challenge multiplies, especially when store segments (i.e. urban, rural) are introduced. Each segment has different characteristics and requires different standard planograms to be maintained.

  <aside> <img src="/icons/info-alternate_gray.svg" alt="/icons/info-alternate_gray.svg" width="40px" /> This is the very challenge that most software solutions on the market strive to address by offering sophisticated visualization tools and automation, which enhance the effectiveness of standard planogram maintenance. However, as we will explore in the subsequent discussions, these software solutions often fall short in addressing other critical challenges.

  </aside>

• Alignment between planogram planer and executors (sometimes across departments): The planogram planer have an idea of how a standard set of gondolas should look based on their mid and long-term targets, as well as partnerships with suppliers, but they may lack control when it comes to implementing it. Conversely, operations personnel who put products on the shelf on a daily basis also have their own ideas about what sells well at their store which directly impact their KPI. This misalignment in planograms can lead to ineffective ordering and refilling, ultimately affecting profits. Ensuring that strategies are transparently communicated to the store front can be difficult.

• Execution and auditing: Standard Planograms that are shared between participants are typically available as PDF format, which provide a visual representation of the gondola but are not interactive. This makes it difficult to audit the planogram because the only way to spot noncompliance is to compare picture to picture of each gondola at each store. This can lead to challenges in maintaining planogram standards across different stores.

• Feedback and Improvement: The absence of an effective feedback loop between store fronts and planogram planners, or the presence of a loosely-knit feedback loop due to the time-consuming nature of data collection and report generation from stores (often taking weeks or even months), can hinder the identification of areas for improvement and the implementation of changes that positively impact profits.

The agile and low-code approach for the problem

The first step in effectively managing planograms is to have all stakeholders sit down and align on the process. However, I understand that this topic is outside the scope of this article.

That being said, I would like to discuss a set of tools that can facilitate the process. These tools can be easily built and deployed in a matter of weeks using an agile approach.

We chose to address the above challenges from the bottom up. By creating a tool for the stores to collect data and become aware of their current performance, we can provide immediate value for all stakeholders.

Iteration1: The Scanner and The Store Planogram Performance Report on Google Sheets - 1 week

The Scanner to collect planogram data

We've integrated the Planogram scanner into our dedicated handheld device, which is equipped with a high-speed optical barcode scanner. But rest assured that the function is very basic and can be built by a non-engineer using low-code platforms such as AppSheet (also from Google) then deploy it on iOS or Android device.

Here, you can see that the UI and UX are very simple and intuitive. When standing in front of the shelf, a user selects the shelf from a list, and starts scanning. Each time they scan a product barcode, it shows up as a square in the app. Scan multiple time a barcode to record number of facing. This minimalist approach both minimizes the time to build the app and the time a staff member spends collecting planogram data.

Based on my observations, it takes about 1-2 minutes to scan a gondola of 50 products at our store. Usually, this process only needs to be done once for the entire store (1-2 hours). The next time there is a planogram adjustment, staff only needs to update the adjusted planogram.

<aside> <img src="/icons/info-alternate_gray.svg" alt="/icons/info-alternate_gray.svg" width="40px" /> The big idea behind this scanner is that it allow the store staff to collect structured data for render the report later.

Clumsy photos of the shelves for the report (on the left) now replaced with structured data (on the right)

</aside>

The Store Planogram Performance Report on Google Sheets

From the data collected from the scanner, we can manipulate the cells in a Google Sheet (using Google AppScript) to create a report like the one below.

The snapshot of Store Planogram Performance Report on Google Sheet that I shared on Linkedin

It’s also possible to render a whole store layout with sales data in Google Sheet

<aside> <img src="/icons/info-alternate_gray.svg" alt="/icons/info-alternate_gray.svg" width="40px" /> The trick to rendering the alternating product with different dimension on a gondola is to turn the sheet into hundreds of mini-cells, with each cell representing a measurement unit. On Shelf B, where products are small, 30 cells are merged, while on Shelf C, where products are larger, 80 cells are merged.

Merge of hundreds cells to simulate product dimension

Render in action

</aside>

At this stage, we cannot avoid involving engineering resources, but it should be modest. Since JavaScript is the most popular programming language and Google AppScript documentation is well-organized, even a junior-level engineer can handle it within 1 weeks.

Further joining with sale data from the BI system (building and versatile BI system is another topic that I won’t cover in scope of this article), it can populate all the numbers that help inform decisions, such as:

• Sales/Unit Sold/Gross Profit, compare to previous period.

• Sales/Unit Sold/Gross Profit contribution of the shelf to the store, and the products to the shelfs.

• Heat map on the above number (using condition formatting of Google Sheet)

• How well it perform compare to chain average.

• How many inventory days are left for the item to be cleared out.

• How much the store complies with the standard planogram. (More on this later)

In our case, we use Google BigQuery as the data warehouse, it’s convenient for Google AppScript to retrieve data directly from there as they’re in same Google ecosystem. But in any case, the sale data should be easily pull out and populated into a Google Sheet file, then the report above and VLOOKUP to that sheet for sales data using product ID or UPC.

<aside> <img src="/icons/info-alternate_gray.svg" alt="/icons/info-alternate_gray.svg" width="40px" /> The beauty of this approach is that we can leverage the authentication system of Google Suite. For each store, there is a Google Sheet file for the report, which can be shared with the store's email. Just like we share any other document at work.

</aside>

Now the Planogram Performance Reports are available for, to facilitate the report distribution we can embedded the Google Sheet file right into the store’s web portal.

At the end of this iteration, the store can collect data and review their planogram performance on a weekly basis. They should analyze the slow-moving and fast-moving items on the shelf to make appropriate adjustments. In fact, they can also use the report to assist with their ordering and fulfillment. A tight feedback loop is established.

Iteration 2: Data aggregation for the planogram planer - 1 day

Now that the trial is complete and all stores have adopted the process of creating planogram reports, the data from every store is available for aggregation into a chain report (can be also in Google Sheet or in the BI system of yours). This aggregation only takes a few lines of code, or it can even be done manually on a monthly basis.

Providing insights for their strategy: Structured data enables planogram planer to analyze the planogram and performance of each store, providing insights for their strategy. For example, they can identify the top-performing stores for a particular gondola (i.e. chocolate), and then examine the current layout of that gondola in these stores.

Awareness of compliance situation: At this stage, if the retailer has a basic guideline, such as a list of "core products" that must be carried and displayed at all stores, we can use data collected from stores to determine how many stores are complying with these guidelines and displaying these products. We will refer to this as the compliance metric. Don't be surprised if you find that compliance is as low as 20%. And that's just "carry compliance"; we didn't take display compliance into account, which includes factors like the number of facings and shelf levels, this number could be even lower. That is why a process to manage the program is needed. After this iteration, we became aware of the current situation. Based on that information, we set a goal to improve compliance with iteration 3.

Iteration 3: The Standard Planogram Template on Google Sheets: 1-2 week

For the Store Planogram Performance data to join with the Standard Planogram created by planogram planer, it needs to be in structured data format which includes facing and shelve levels, it cannot be the PDF file or a photos. Structured data also allow the planer to easy edit parts of the planogram later on. To do that with Google Sheet there’re several functions that need to be deliver:

The template

We design a Google Sheet template that can be used to input product information in a shelf manner. As demonstrate here, the sheet template allow user to place the product on the shelves of a gondola.

Although it may look overwhelming at first, the key thing is that the user only needs to enter the UPC or product ID, and the number of facing. All other data, such as product name, retail price, sales performance, and product status, will be automatically looked up from the Product Master sheet (more on this later). Thus, the effort required here is minimal.

The Standard Planogram Template

As you can also see, additional info user can add here is the “concept” which is to explain the idea behind the display or sponsorship from partners. This can help communicate the standard Planogram to executors transparently.

The "What you see what you get" (WYSIWYG)

While the template is designed to look like a shelve, but it’s difficult for user to review their work. We go a step further to created a WYSIWYG panel for user to visualize their shelve. The panel can be accessed from side view or pop up view or sheet view. Sheet view actually a sheet rendered using technique as described in Store Planogram Performance report, and this sheet view is also the one that will be send to executors (more on this later).

Side view, convenience for editing

However, I suggest this feature should be a nice to have, as it require some AppScript (JavaScript) coding to create an extension for Google Sheet.

The Product Master sheet

This is simply the export from your product master system which include basic product info such as name, status, price, minimum order quantity, etc. It's most convenient to automate updates daily, but manual updates on a monthly basis are also acceptable. The beauty of this approach is that the template will be automatically updated with the latest data, such as new prices or product statuses, as soon as they are populated. This means that the standard POG sent to executors will also be updated automatically.

To better assist the planner, additional information such as sales performance, whether the product is new or a top performer, can be enriched in the BI system and then populated into this sheet for the template to lookup.

The Product List

Tiếng Việt 🇻🇳

Một vài năm trước, tôi có cơ hội nói chuyện với Victor, CEO của 7-Eleven Philippines. Ông chia sẻ rằng có hai yếu tố đóng góp lớn nhất vào thành công của họ, đó là mật độ của mạng lưới cửa hàng và quản lý planogram hiệu quả. "Chúng là những người thay đổi trò chơi," ông nói. Lời của ông đã truyền cảm hứng cho tôi tìm cách giải quyết vấn đề quản lý planogram (trưng bày hàng hóa).

Quản lý planogram hiệu quả là rất quan trọng đối với nhà bán lẻ để tối ưu hóa không gian kệ, cải thiện trải nghiệm khách hàng và tăng doanh số. Tuy nhiên, triển khai và duy trì một hệ thống quản lý planogram có thể gây áp lực, đặc biệt là khi sử dụng phần mềm quản lý planogram. Những phần mềm này thường có giá cao, khả năng hạn chế và khó sử dụng. Nhà bán lẻ cũng phải trả tiền đào tạo và thuê nhân viên chuyên dụng để vận hành phần mềm. Có một cách tiếp cận low-code sử dụng Google Sheets và Google Cloud Platform để đơn giản hóa quá trình và làm nó trở nên hiệu quả về chi phí. Trong bài viết này, tôi sẽ thảo luận về cách tiếp cận này.

Quy trình quản lý Planogram và những thách thức của nó

Trước khi thảo luận về các công cụ, điều quan trọng là hiểu quy trình và những thách thức của nó.

• Kế hoạch Planogram Tiêu Chuẩn: Không thể nào ta truyền tải cách thức trưng bày sản phẩm trên kệ chỉ bằng từ ngữ hoặc bảng tính. Một số nơi thì sử dụng ảnh một gondola mẫu, tuy nhiên vẫn gặp vấn đề về thực thi và kiểm tra như sẽ thảo luận sau đây. Ngoài ra, việc duy trì Planogram Tiêu Chuẩn với hàng trăm kệ là thách thức lớn. Nó yêu cầu cập nhật thường xuyên khi kích thước sản phẩm thay đổi hoặc sản phẩm bị ngừng kinh doanh, điều này thường xảy ra trong bán lẻ. Khi số lượng cửa hàng tăng lên, thách thức cũng tăng lên, đặc biệt là khi các mở cửa hàng ở nhiều khu vực khác nhau (đô thị, nông thôn). Mỗi khu vực đặc điểm khác nhau và yêu cầu duy trì các Planogram tiêu chuẩn khác nhau.
• Đồng bộ giữa kế hoạch planogram và người thực hiện (đôi khi xảy ra giữa các phòng ban khác nhau): Người lập kế hoạch planogram sẽ rất chắc chắn về cách bố trí tủ hàng chuẩn dựa trên các mục tiêu trung và dài hạn của họ, cũng như các mối hợp tác với nhà cung cấp, nhưng họ thường thiếu kiểm soát ở khâu. Trong khi đó, nhân viên vận hành đặt sản phẩm lên kệ hàng ngày cũng có ý tưởng riêng về những sản phẩm bán chạy tại cửa hàng của họ, ảnh hưởng trực tiếp đến KPI của họ. Sự không đồng bộ trong cách trưng bày hàng hóa có thể dẫn đến đặt hàng và cung ứng không hiệu quả, ảnh hưởng đến lợi nhuận cuối cùng. Đảm bảo các chiến lược được truyền đạt một cách minh bạch đến cửa hàng có thể rất khó khăn.
• Thực thi và kiểm soát: Các Planogram Tiêu Chuẩn được chia sẻ giữa các bên thường định dạng PDF hoặc hình ảnh, khá trực quan nhưng không thể tương tác. Điều này làm cho việc kiểm soát kế hoạch trình bày trở nên khó khăn vì cách duy nhất để phát hiện việc không tuân thủ là so sánh từng hình ảnh của mỗi gondola tại mỗi cửa hàng. Điều này có thể dẫn đến những thách thức trong việc duy trì chuẩn mực trưng bày cho nhiều cửa hàng khác nhau.
• Phản hồi và Cải thiện: Việc thiếu một vòng lặp phản hồi hiệu quả giữa các cửa hàng và người lập kế hoạch planogram, hoặc một vòng lặp phản hồi quá lỏng lẻo do công việc thu thập dữ liệu và tạo báo cáo từ các cửa hàng thường mất nhiều ngày hoặc thậm chí nhiều tuần, có thể làm cho việc xác định và triển khai những thay đổi có tác động tích cực đến lợi nhuận trở nên khó khăn.

Phương pháp agile và low-code cho vấn đề Planogram

Bước đầu tiên để quản lý planograms hiệu quả là đưa tất cả các bên liên quan ngồi lại và đồng ý trên quy trình chuẩn. Tuy nhiên, trong phạm vi của bài viết tôi sẽ không đề cập bước này mà tôi muốn thảo luận về một bộ công cụ có thể tạo điều kiện thuận lợi cho quá trình. Những công cụ này có thể được xây dựng và triển khai dễ dàng trong vòng vài tuần.

Chúng tôi đã chọn giải quyết những thách thức trên từ dưới lên. Bằng cách tạo ra một công cụ cho các cửa hàng thu thập dữ liệu và nhận biết hiệu suất hiện tại của họ, chúng tôi có thể cung cấp giá trị ngay lập tức cho tất cả các bên liên quan.

Vòng 1: Bắn mã vạch và Báo cáo Hiệu suất Planogram của Cửa hàng trên Google Sheet - 1 tuần

Máy quét để thu thập dữ liệu planogram

<aside> <img src="/icons/info-alternate_gray.svg" alt="/icons/info-alternate_gray.svg" width="40px" /> Ý tưởng lớn đằng sau máy quét này là cho phép nhân viên cửa hàng thu thập dữ liệu có cấu trúc để tạo báo cáo sau này.

</aside>